校党发〔2014〕8号
第一章 总则
第一条 为进一步做好我校公文处理工作，使之科学化、制度化、规范化，参照《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《中共安徽省委教育工委安徽省教育厅关于公文处理的若干规定》（皖教工委〔2012〕39号）等的规定，结合我校实际，特制定本实施办法。
第二条 学校的公文，是校内各单位在施行党政措施、处理公务过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻上级方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条 各单位要高度重视公文处理工作，认真贯彻落实有关规定和要求，加强对公文处理工作的领导和检查，切实精简文件，改进文风，并确定专人负责公文处理工作，努力提高公文处理的质量和效率。
第六条 学校办公室是学校公文处理的管理机构，主管并负责指导全校的公文处理工作。专职文秘人员应当忠于职守，作风严谨，遵守纪律，努力提高政治、业务素质，并对各级公文处理工作负直接责任。
第二章 公文种类和形式
第七条 我校常用的公文种类主要有：决议、决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等。各文种适用范围参照上级规定执行。
第八条 我校公文的主要形式：
（一）发文机关标志为“中共黄山学院委员会文件”、代字为“校党”、“校党×”，发文机关标志为“黄山学院文件”、代字为“校×”的文件，主要用于传达贯彻上级组织的方针、政策、指示，批转有关单位、部门的重要文件，部署全局性工作和重要工作，发布重要决定，通报重要事项，向上级机关报告、请示工作和呈报意见，批复请示事项，根据干部管理权限办理处级干部任免事项，以及其他必须以党委或学校名义办理的重要事项。
（二）发文机关标志为“中共黄山学院委员会办公室文件”、“黄山学院办公室文件”、代字为“党办字”、“校办字”的文件，主要用于传达学校党委、行政关于某一方面工作的决定、部署，经校领导同意，或根据授权，通知有关重要事项，转发上级办公厅（室）文件，印发党政有关规章制度，公布专业领导工作机构、议事协调机构及临时机构，答复内容一般的具体事项，与不相隶属单位商洽一般问题，办理办公室职责范围内的事项等。
（三）发文机关标志为“中共黄山学院委员会（×××）文件”及“黄山学院（×××）文件”的文件，用于各党总支、各院部、部门办理职权范围内的工作事项以及与校内有关单位联系公务，商洽、协同解决问题，发文代字为各党总支、单位、部门的规范化简称。非特殊情况，原则上不对外行文。校纪委单独印制“中共黄山学院纪律检查委员会文件”文头，校工会、团委可自行印制“中国教育工会黄山学院委员会文件”文头、“共青团黄山学院委员会文件”文头，代字分别为“党纪”、“校工”、“校团”。
（四）会议纪要主要用于记载、传达校党委会、校长办公会、学校专题工作会议的决定事项和主要精神。
第三章 公文格式
第九条 公文格式包括版式和体式，一般由份号、秘级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等部分组成。
第十条学校公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-2012）执行。结合我校工作实际，版式的主要要求有：
（一）公文用纸幅面尺寸及版面要求
1.公文用纸一律采用GB/T 148中规定的A4型纸（
2.公文用纸天头（上白边）为
3.如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。
4.一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。
5.如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。
（二）公文格式各要素编排规则
1.版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。页码位于版心外。
2.版头
（1）涉密公文应当用6位3号黑体阿拉伯数字标注份号，顶格编排在版心左上角第一行。
（2）涉密公文应当根据涉密程度用3号黑体字分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。密级和保密期限之间用“★”隔开。如不标注保密期限，密级两字之间应当空1字距离，如需标注保密期限，则密级两字之间不空1字距离。
（3）紧急公文应当根据紧急程度用3号黑体字分别标注“特急”、“加急”，顶格编排在版心左上角。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
（4）发文机关标志由学校统一制发。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。如需同时标注联署发文机关名称，应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
（5）发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。一般在发文机关标志下空2行，用3号仿宋字体居中排布。机关代字应保持稳定，不宜经常变动。发文机关代字由学校办公室确定，发文顺序号由办公室编排。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号前不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
（6）上行文应当标注签发人姓名。以学校名义制发的上行文，由学校主要负责人签发。签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。
（7）发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。对以校党委、纪委名义制发的文件，红色分隔线中间应断开，并在断开处点缀红色五角星。
3.主体
（1）公文标题，应当简要准确地概括公文的主要内容，由发文机关名称、事由和文种组成（如“中共黄山学院委员会关于***的决定”）。标题用2号小标宋体字编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。公文标题中，除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号。
（2）除通告外，其他文种的公文应标明主送机关。“决议”、“决定”视发送范围、对象是否标明。主送机关指公文的主要受理机关，应使用全称、规范化简称或同类型机关统称。上行文只应有1个主送机关，如需同时送其他部门，应用抄送形式，标列于抄送栏内；平行文的主送机关应根据要求写具体；下行文的主送机关，应视公文内容和发文范围而定。除会议纪要的主送机关标列在抄送栏外，一般在标题下空1行位置，居左顶格，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记。
我校下发的普发性公文的主送机关，党委系统标准为“各党总支，各院部、各部门”，行政系统标准为“各院部、各部门”。
（3）正文是公文的主体部分，应符合国家法律、法规和上级的方针、政策，力求简明扼要，开门见山，观点鲜明，用语准确，层次清楚，结构严谨。公文首页必须显示正文。正文用3号仿宋字体，编排于主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格，数字年份不能回行。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
（4）公文如有附件，应在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件:1.×××”），附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
（5）公文应当署发文机关全称或规范化简称，并署会议通过或负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。公文除会议纪要外，一律加盖印章，并与署名机关相符。
加盖印章的公文，成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
不加盖印章的公文，单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空1行右空2字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期。首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
成文日期中的数字应当用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。
（6）公文如有附注（需要说明的其他事项），如“此件不得翻印”等，用3号仿宋字体，居左空2字，加圆括号标注在成文日期下1行。如属请示件或工作需要，应当在该处注明联系人的姓名和电话。联系人一般以经办单位负责人或者具体承办人员为宜。
（7）附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
4.版记
（1）版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线，中间的分隔线用细线。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
（2）如有抄送机关，用4号仿宋字体，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。
（3）印发机关和印发日期一般用4号仿宋字体，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位，后加“印发”二字。
5.页码
一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线（即“—×—”）；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
第四章行文规则
第十一条行文应当确有必要，坚持少而精的原则，讲求实效，注重针对性和可操作性。没有实质内容、可发可不发的文件一律不发，可长可短的公文一定要短。凡是法律、法规、规章、制度已有明确规定的，或上级公文已有明确规定，本级无需再做具体要求的，一般不再行文；凡能对面协商解决的问题以及可口头、电话请示、报告、商洽、部署问题、工作的，一律不发文；凡能以部门名义发文的不以校党委、行政名义发文，能通过电子政务系统发送的不再印发纸质文件。倡导“短、实、新”文风，一般公文不超过3000字，个别重要公文不超过5000字，请示、报告一般不超过1000字。工作简报一般通过电子政务系统或电子邮件发送。
第十二条学校党委、行政及各部门的行文关系，应当根据党政分开原则和各自的隶属关系及职权范围确定。
（一）凡属各部门职权范围内的事项，应以本部门名义直接行文，或几个部门联合行文，不以党委、学校名义行文或批转。
（二）学校各部门、单位需要商请同级其他部门、单位解决的问题，应用函的形式直接行文。
（三）学校各部门、单位提出本级专项工作的建议、意见和工作部署，需要有关部门和单位协同执行的，原则上可经分管本部门、单位的校领导批准后，注明经校领导同意，由主管部门行文，或与有关部门联合行文。
（四）除校办公室外，各部门一律不得对外正式行文。未经学校党委、行政的批准，各部门不得随意向院部直接发文，也不能要求院部报文，特殊需要，可以函的形式商洽工作。
（五）不相隶属部门、单位之间一般用函行文。
第十三条 各部门、单位下发的重要公文，应同时抄送校办公室及相关职能部门，不得抄送党政领导个人。
第十四条 凡涉及其他部门职权范围的问题，主办部门应当主动与有关部门协商取得一致意见，会签后，方可行文；未协商一致，或未经校分管领导裁决，各部门一律不得擅自行文。
第十五条不得越级行文，因特殊情况，必须越级行文时，应抄送被越过的部门机关。
第十六条 “请示”应一文一事，主送一个上级机关、部门。对一文数事的请示公文，收文部门有权退回重办。除校领导直接交办的事项外，请示不要直接送校领导个人。各部门、单位在请示问题时，应明确提出处理意见或建议。
第十七条 “报告”不得夹带请示事项。对报告中夹带请示事项的公文，收文部门只按报告处理，不予答复。
第十八条 “意见”性公文可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。上级机关部门应对下级部门、单位报送的“意见”作出处理或给予答复。作为下行文，下级部门、单位对意见中所提的明确要求应遵照执行；无明确要求可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。
第十九条 以学校党委、行政名义上报的公文，应根据内容及管理权限写明主送机关和抄送机关。
联合上报的公文，主办部门应当主动与有关部门协商一致，有关部门应会签；如有关方面意见不一致，应当如实反映。
第五章 发文办理
第二十条 发文办理包括起草、核稿、会签、签发、复核、登记、缮印、校对、用印、分发等程序。
第二十一条 起草公文应当做到：
（一）符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级有关指示、规定。完整、准确地体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短，文风端正。
（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（五）人名、地名、时间、数字、引文应准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“⒈”，第四层为“（1）”。
（七）应当使用国家法定计量单位。
（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（九）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第二十二条 审核。校办公室秘书科负责公文文稿的审核，审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本实施办法的规定等。
以学校及校办公室名义制发的重要公文，应经过二审后方能送校领导签发。办文单位的负责同志负责初审，校办公室负责复审，并签送有关校领导签发。公文如需作较大修改，应当与原起草部门协商或请其修改。
第二十三条 签发。公文由统一由校领导签发。以学校名义制发的上行文，由学校党政主要负责人签发；以学校或本部门名义制发的下行文或平行文，由本部门分管校领导签发。非特殊情况，校领导一般不接收和签发未经校办公室审核的文稿。
第二十四条 复核。经负责人签发后的文稿，正式印制前，校办公室秘书科应当进行复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
经复核需要对文稿内容进行实质性修改的，应按程序复审。
第二十五条 登记。经校领导签批后的文稿，应送校办公室登记。登记内容为编文号、确定发送范围和份数，然后付印。
第二十六条 缮印。经登记后的文稿，送校办公室文印室缮印，带密级的公文须由办公室机要室定密再行缮印。缮印应按照缓急程度排列。一般周期不超过5个工作日，急件、特急件应按要求立即承印。缮印必须保证质量，核对好格式和纸张规格要求，做到字迹清晰，版面整洁，庄重大方。
第二十七条 校对。重要公文要做到三校付印。校对时应使用统一的校对符号。未经签发人或审核人同意，不得擅自改动原稿。
第二十八条 用印。文印室打印的公文，根据发文种类由办公室或各部门文秘人员专人负责用印。用印时，要检查原稿上签发人与使用的印章权限是否相符；发文机关标志与印章名称是否一致。用印要求上不压正文，下骑年盖月。
第二十九条 分发。缮印好的公文，由主办部门、单位负责分发。分发前，承办人应对公文从内容和格式进行最后复校，确认无误后，方可照单分发。急件随到随发，一般公文在2至3日内发出。
第六章 收文办理
第三十条 收文办理主要程序有签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、查办等。收文办理由校办公室机要室及各部门、单位文秘人员负责。
第三十一条 签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。除校领导直接交办的事项外，不得将公文直接报送校领导个人，校领导不受理未经文秘人员签收的公文。
第三十二条 登记。公文签收后，由文秘人员逐件拆封核查，分类登记，对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。登记中要将办件、阅件和简报等分开，避免该办的文件漏办。
第三十三条 审核。收到公文后应当进行审核。对不应由本级部门、单位办理或违反本实施办法的来文，说明理由退回呈报单位重办。
第三十四条 拟办。对需要办理的公文，由办公室负责人认真阅文后及时提出拟办意见。对属于要求解决具体问题的来文，应当按照领导分工或职权范围，拟送领导批示或直接转有关部门处理。
拟办意见应力求准确、恰当，把握不准的要主动征询职能部门的意见。对紧急、重要公文应提出办理时限；对需几个部门或单位承办的来文，需注明牵头主办单位。
第三十五条 批办。文秘人员对提出拟办意见的公文，应根据要求及时分送有关领导批办，或转有关部门、单位办理。
第三十六条 承办。有关部门、单位接到交办的公文，应当逐件登记，本着“急事急办、特事特办”的原则，按程序抓紧办理。学校及各部门、单位应实行办文限时制，提高办文效率。“特提”电报和“特急”文件应随到随办；“特急”电报和“急件”文件24小时内办理；“加急”电报应在3日内办理；“平急”电报和一般性公文在10日内办结并反馈办理结果，不得延误、推诿。涉及人财物及其他需要协调解决问题的公文，应力争在3个工作周内办结。对问题重大、协调处理复杂、确实不能按时办结的公文，应将办理情况向交办单位予以说明。对不属于本单位职权范围或不适宜本单位办理的公文和电报，应在2日内及时退回交办单位并说明理由。公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，牵头或主办单位应当主动与有关部门协商，如有分歧，牵头或主办单位主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，应将各方意见汇总如实向学校党委、行政反映，请予协调或裁定。
第三十七条 催办和查办。建立公文处理催、查办制度。由校办公室签收、登记后分办或批办的公文（包括校领导批示件），校办公室负责催办。学校下发的重要公文，由有关职能部门负责催办，及时了解和反馈办理、执行情况。
交办上级重要公文，一般要求在收到文件后7至10日内回复交办单位；其它公文由交办单位每半个月普催一次；紧急公文要做到跟踪催办；重要公文及校领导限期办理的公文，应重点催办，并及时反馈办理执行情况。
对办文拖拉、落实领导批示不力、反馈信息迟缓、屡催不办的单位，交办部门的文秘人员可直接登门查办。催查办过程要及时记录，并根据记录定期通报公文办理情况。
第七章 公文归档
第三十八条 根据《中华人民共和国档案法》、《安徽省高等学校档案管理实施办法》、《黄山学院档案管理办法》等有关规定，学校党政部门、院（部）在工作中形成、办理完毕具有查考保存价值的公文、材料、领导批示等，应及时整理（立卷）、归档。
第三十九条 归档的公文应将2份正本连同领导人签批的底稿及公文形成过程中的附件一并整理（立卷）；密级公文办结后应立即整理（立卷）。一般应于每年3月底前，将上年的公文由形成部门立卷后按时向学校综合档案室移交，档案室应在每年6月底前完成上年公文归档工作。
个人不得保存应当归档的公文。
第四十条 归档范围内的公文，应根据其相互联系、特征和保存价值组卷，并保证公文材料齐全、完整，正确反映公文的形成过程和本部门、院部的主要工作情况，以便保管和利用。
第四十一条 联合办理的公文，原件由主办部门整理（立卷）、归档，其他部门保存复制件或其他形式的公文副本。
第四十二条 部门、院部负责人兼任其他部门、单位职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职单位整理（立卷）、归档。
第四十三条 归档范围内的公文应按照有关规定定期向学校综合档案室移交。
第四十四条 起草、修改和签批公文，不得使用红笔、铅笔或圆珠笔；所用墨水及纸张应符合存档要求。文稿左侧装订线外，不得签批和修改。
第八章 公文管理
第四十五条 公文由文秘部门或专职文秘人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第四十六条 各部门、单位文秘岗位（文秘人员）应当建立健全本单位、部门公文处理工作的有关制度。加强对公文特别是上报公文的审核把关，严格执行办文规则和程序，对不符合规定的公文，校办公室及各单位文秘人员可以不予办理，退回呈报单位或业务部门重办。
第四十七条 上级机关下发的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，按保密有关规定报批获准后，可以翻印。翻印时，应注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
第四十八条 公文复印件为正式文件使用时，应当加盖复制机关证明章。绝密级公文不得利用传真机或网络传输。
第四十九条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作废止之日起不产生效力。
第五十条 部门、单位合并、调整时，全部公文应当随之合并、调整管理。部门、单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案主管部门。
第五十一条 文秘岗位（文秘人员）应于每年第一季度对本单位上年度形成的接收的不具备归档和存查价值的公文进行清理、集中，交校办公室鉴别并报负责同志批准后，到指定场所予以销毁。销毁密级公文，应当进行登记，并应由2人以上监销，保证不丢失，不漏销。
第五十二条 查阅密级公文案卷和会议记录并摘抄部分内容的，需经校办公室负责人或校保密委员会负责人批准，但不得复印，其内容不得外传，用后交保管部门销毁。成卷公文不得外借。
第九章 附则
第五十三条 公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。
第五十四条 本实施办法自印发之日起施行，《黄山学院公文处理暂行办法》（校发〔2007〕19号）同时废止。
第五十五条 本实施办法由学校办公室负责解释。
附件：
黄山学院制发公文办理程序
为提高制发公文的质量和效率，精减文件，改进文风，特制定本程序。
一、公文打印程序
实行“一统”、“三退”。“一统”就是公文拟好后统一交由校办公室秘书科负责呈送签发。“三退”就是越级呈送的、直接送领导个人要求签发的（非特殊情况，校领导一般不接收和签发未经校办公室审核的公文）、不符合党和国家法律、法规和方针政策的文稿都要退回原拟文单位。
二、公文审核手续
各部门、单位送来要求制发的公文先由校办公室审核确定是否需要行文。
本着节约的原则，为减少发文，在审核中做到“七不”：即：进行各类竞赛、评比等活动，往年已有规定的，不发文；会议文件已发代表带回的，不另发文；能在校园网和内部报刊上发布的，不发文；能单独发文的，不联合发文；能面对面协商解决的问题以及口头、电话请示、报告、通知的问题，不发文；校领导在各种工作会议上的讲话一般不发文；校各部门、单位的工作总结、工作要点、情况报告非特殊要求不发文。
学校原则上不转发上级部门的文件，不批转各部门的会议文件和资料，包括工作报告、领导同志讲话等，会议文件由会议主办单位印发。
三、公文内容的校核
文稿经校办公室审核，确需以学校名义行文的，由校办公室秘书科校核其内容，做到“七看”：
一看是否符合党和国家的方针、政策以及有关的法律、法规；是否与职能部门的有关规定相吻合。
二看公文的标题是否符合规定；文种是否恰当。
三看是否存在只强调部门利益，忽视或妨碍整体利益的问题。
四看提出的措施办法，其理由是否充足，是否符合实际情况，做法是否明确具体；要求与禁止的界限是否清楚。
五看督促检查和反馈执行情况的措施有无遗漏；其中涉及其它部门的内容是否已与有关部门协商、会签。
六看文字结构是否严谨，条理是否清楚，文字表述是否简明通畅，专业术语、标点符号的使用是否正确，数据是否准确等等。
七看发放范围、对象是否合理；主送单位机关名称是否恰当；抄送是否正确、有无遗漏。
通过“七看”，在文字、政策和格式三个方面都合格后，呈送校主管领导签发。经签发后，由校办公室秘书科统一登记、编号，送文印室打印。
四、按需确定发文份数
凡以学校名义或以部门名义印发的公文，应根据具体内容，确定行文范围。下发的公文，应严格按发文范围印发。学校内部公文原则上不印发纸质公文。
重要行文应同时送校办公室若干份供校领导传阅。
五、实行文印核算制度
凡经校办公室审核确定的各类公文，校办文印室在对印制进行成本核算后收取相应的文印成本费。文印费由签发打印的部门从其办公经费中开支。
