黄山学院文件材料归档范围和文书档案保管期限规定


访问人数: 54   作者:   发布时间: 2012-11-11
 

校发(2010)11

 

第一条  为便于学校各立档单位界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限,使所保存的档案既能反映本校主要职能活动情况,维护其历史面貌,又便于保管和利用,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《安徽省高等学校档案管理实施办法》《机关文件材料归档范围和保管期限规定》,结合学校工作实际,制定本规定。

第二条  本规定中的文件材料是指本校在工作活动过程中形成的具有保存价值的各种门类和不同载体的文件材料。

第三条  本校形成的教学、人事、科研、基建、财会等专门档案的归档范围和档案保管期限,按国家有关规定执行。

第四条  本校文件材料应实行纸质档案和电子档案双轨归档管理制度。应归档的纸质文件材料中,有文件发文稿纸、文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档。本校对应归档的电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档,电子文件归档办法按《电子公文归档管理暂行办法》执行。

第五条  文件材料归档范围是:

(一)反映本校主要职能活动和基本历史面貌的,对本校工作、社会和历史研究具有利用价值的文件材料;

(二)本校工作活动中直接形成的在维护学校、社会和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;

(三)本校需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级单位报送的重要文件材料;

(四)其他对本校工作具有查考价值的文件材料。

第六条  文件材料不归档范围是:

(一)上级机关的文件材料中,普发性不需办理的文件材料,上级机关征求意见、未定稿的文件材料;任免、奖惩非本校工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;

(二)高校内部文件材料中的重份文件;无查考利用价值的事务性、临时性文件;一般性文件的历次修改稿、各次校对稿;未经会议讨论、未经校领导审阅、签发的未生效的文件材料;无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录;高校之间互相抄送的文件材料;高校负责人兼任外单位职务形成的与本校无关的文件材料;

(三)同级单位的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料;

(四)非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料;以参考为目的从各方面收集来的文件材料。

第七条  凡属归档范围的文件材料,必须按有关规定向校综合档案室移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第八条  本校文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

第九条  永久保管的文书档案主要包括:

()本校制定的规章制度性文件材料;

()本校召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;

()本校职能活动中形成的重要业务文件材料;

()本校关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、各类年度统计报表等;

()本校机构演变、人事任免等文件材料;

()本校房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;

()上级机关制发的属于本校主管业务的重要文件材料。

 第十条  定期保管的文书档案主要包括:

(一)本校职能活动中形成的一般性业务文件材料;

(二)本校召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;

(三)本校人事管理工作形成的一般性文件材料;

(四)本校一般性事务管理文件材料;

(五)本校关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、各类年度以下的统计报表等;

(六)上级机关制发的属于本校主管业务的一般性文件材料;

(七)上级机关和同级机关制发的非本校主管业务但要贯彻执行的文件材料;

(八)同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本校的复函、批复等文件材料;

(九)下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

第十一条  文书档案保管期限表结构采取按内设机构分类组合排列形式,表中未列的文件材料,可按其具体内容,参照相应类别相似条款,确定其保管期限。

第十二条  本规定自发文之日起施行。本规定由办公室负责解释。

 

 



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