汪院长在学校档案工作会议上的讲话


访问人数: 678   作者:   发布时间: 2014-09-29
 

 

同志们:

今天,我们召开档案工作会议,并举办专、兼职档案工作人员培训班,希望通过总结情况,学习法规,提高大家对于做好档案工作重要性的认识,增强使命感和责任心;明确今后几年档案工作的目标、任务和措施;凝聚大家的智慧,发挥大家的积极性和创造性,共同努力,推动学校的档案工作迈上新台阶,为推进学校科学发展提供重要的档案信息支持。下面,我就学校档案工作的基本情况和如何进一步做好学校档案管理工作讲几点意见与要求。

一、总结成绩,认清形势,增强紧迫感

我校自创办之初,一直坚持把档案工作作为办好学校的重要基础工作之一,经历了从无到有,从建立到逐步完善的长期过程。历经三十多年的稳步发展,通过不断健全工作网络,加强队伍保障,特别是近年来,我们不断加大投入,健全机制,加强软硬件建设,促进了档案工作的快速发展。

一是加强责任领导,档案队伍素质有效提高。学校领导班子高等重视档案工作,1984年学校机构改革后,确定了分管校领导,明确由校长办公室具体主管,配备了专职档案干部,在人员、经费、库房等方面都做了统筹考虑。1988年初,《档案法》公布实施后,成立了由分管校长和相关职能部门的负责人组成的保密档案工作委员会。1988年底,徽州师专综合档案室成立,为校科级建制,归属校长办公室。随后,各系、各部门确定了分管档案工作的负责人和兼职档案工作人员,负责本单位档案的收集、整理工作,初步形成学校档案工作网络。注重档案干部队伍的自身建设,加强档案工作人员业务培训和继续教育,稳定兼职档案员队伍,加强与兄弟院校的横向交流,档案业务水平得到不断提高。

二是加强档案资源建设,档案体系逐步完善。注重档案的收集整理,平时工作中重视各项原始材料的积累和保存,力求系统、完整、准确,从源头上保证了各类档案的质量。围绕中心,高点定位,突出重大活动和重要实物档案的依法征集。先后收藏了学校主编的《戴震全集》、《徽州学概论》等重要图书、2000余件徽学研究资料,以及两枚奥运祥云火炬等珍贵文物资料。加强特色档案建设,如为我校著名红学家白盾教授建立的“白盾教授专辑”,共32卷,计310件,内容涵盖个人简历、论文、专著,各种媒体评述材料等,准确、全面地展示了红学百家中独树一帜的老专家的风采。

截止2009年底,综合档案室负责接收文书、教学、基建、教师业务档案9万余件,其中原科大大专班、黄山林校档案近3万件,鉴定、整理文书档案987卷、6517件,教学档案1948卷,基建档案304卷,教师业务档案479卷,财会档案2756卷。

三是加强制度建设,档案工作程序不断规范。学校于1988年初编印了《徽州师专档案管理暂行规定》,要求各单位领导从思想上重视档案工作,并指定专人按规定做好本单位产生的各类文件、资料的收集、整理工作,及时向学校综合档案室移交。随后,逐步建立健全立卷归档、保管利用、保密安全等一系列制度规范,明确规定了各类档案的归档范围和时间。2006年,在总结工作和借鉴兄弟院校经验的基础上,我们又进一步修订、完善了学校档案工作查阅、借阅、安全、鉴定、统计等各项制度,并汇编成册,用于指导全校档案工作。2009年,依据高等学校档案管理的新法规,修改制定了《黄山学校档案管理办法》和《黄山学院文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,为学校档案工作的开展提供了有效的制度保障。

四是加强基础建设,档案工作条件显著改善。近年来,学校进一步加大了经费保障力度,档案工作所需经费列入到学校预算中统筹划拨。不断加大资金投入,加强档案基础设施建设,档案室由最初的一间收文室扩建成库房、阅文室、整理室等设施完备的综合档案室,配备了两名专职档案人员,34名兼职档案员。20084月综合档案室搬迁至逸夫图书馆,档案用房面积总计480多平方米,从根本上解决了学校档案南北校区存放,利用监管不便的难题。2009年,更是一次性投入7.3余万元,购置档案柜142套,磁盘柜两套。经过多年的努力,学校的档案工作已初具规模,正式纳入学校发展规划,步入良性互动发展的轨道。

五是加强信息化建设,数字化管理初步实现。2000年开始使用“津科”档案管理软件,已完成室藏档案文件级目录录入 4236 条,案卷级目录录入 450条,初步实现计算机档案查询检索、计算机辅助档案整理和利用。为适应档案以“件”为整理单位的要求,学校自主开发了一套档案管理软件,目前已录入2001年以来的文书档案6517件,建校以来学校发文目录6279条。与纸质档案管理信息化同步,实物档案205件(含奖状、锦旗、书画等)被翻拍成照片保存,目前正着手将宣传部拍摄的学校各项活动照片3.4余万张刻录成DVD光盘。

六是注重开发利用,服务学校各项工作。近年来,综合档案室不断拓展服务功能,畅通服务渠道,增加档案开放程度,扩大查档范围,服务效益更为显著,充分体现档案服务的成效和价值。档案室先后编制“各类合同索引”、“学籍管理文件索引”、“教学文件目录索引”、“重要会议文件材料目录”等十余种参考资料,文书、教学、科研、基建、财会等类档案,案卷、全引目录齐备。开展了调阅、借阅、送档上门、电话查询、来函代查等多种形式的档案服务,并建立了档案利用效果登记制度。

我校档案工作在学校落实政策、基建、征用土地、更名转型与升格以及日常的工作查考中发挥出了不可替代的作用,取得了显著成绩。1999年,全省高校档案工作检查评比中我校名列第二;2001年顺利通过专家评审验收,档案管理晋升科技事业单位省级先进;2006,顺利通过省档案局、省教育厅联合执法检查;2007年荣获黄山市档案工作优秀集体奖励。

这些成绩的取得,是学校党委、行政正确领导和大力支持的结果,也是各单位领导认真负责和全体档案工作人员辛勤工作的结果,大家为学校各项事业的可持续发展做出了积极的贡献。在此,我代表学校向大家表示衷心的感谢!

当然,我们也应该看到,面对档案工作现代化管理和信息化建设的形势,学校档案工作还存在一些差距。

一是档案工作意识需要进一步增强。对档案工作重要性的认识还不够深入,在学校工作的规划、计划、活动安排等环节的落实上还不够到位。如重大活动的举行,重要工程的竣工,重大设备的验收,没有都做到及时有效归档。

二是对档案集中管理的认识需要进一步端正。一些工作人员对档案集中管理存在三种不正确的认识,一是“方便论”,认为把文件资料交给了档案室,自己工作不方便;二是“安全论”,认为只有自己保管文件资料才最安全;三是“私有论”,这对于科研档案表现最为明显,认为课题负责人是自己,档案资料也应该归自己。我们应当充分认识到:把文件资料交给档案室统一管理,规范使用,软件上有系统的法律法规作保证,硬件上有专门的人员、设备、设施作保障,管理上更方便、更安全。

三是归档率、完整率需要进一步提高。部分档案资料缺失,档案的归档缺乏完整性和时效性。

四是现代化管理需要进一步推进。在信息化加快推进的条件下,档案工作面临着与办公网络化相同步、与档案数字化相适应等技术问题,数据库建设急需加强。

五是档案工作人员素质结构需要进一步改善。档案管理方面急需加强专、兼职工作人员的培训和学习,以提高综合素质,提高管理和服务水平。

这些问题,要在今后工作中特别是“十二五”期间采取积极措施逐步加以解决,以确保档案工作的发展与学校整体发展相协调。

二、理清思路,明确目标,开创新局面

今后一个时期,学校档案工作建设与发展目标是:坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导,全面落实科学发展观,紧紧围绕学校的战略任务和发展目标,以创新求发展,以发展促服务,完善档案管理体系和现代化管理手段,加强信息化建设,优化档案信息资源共享环境,不断增强服务各项工作的能力,努力促进学校档案工作持续健康发展。

为达到奋斗目标,要积极开展和完成以下工作任务。

一是健全工作网络,建立完善组织管理体制。对档案工作坚持集中统一管理的原则,建立由档案工作委员会、综合档案室、各单位兼职档案员构成的三级管理网络。校综合档案室是学校档案工作的管理机构,同时又是永久保存与提供利用本校档案的专门机构。综合档案室对各单位档案工作负有业务指导、检查与督促职能。学校把档案工作列入发展规划和年度计划,纳入制度体系之中,把档案工作状况列为对各单位、单位领导和兼职档案员的考核、考评指标之一。

二是加强队伍建设,逐步充实档案管理队伍。根据岗位调整情况,及时明确各单位兼职档案人员。把档案工作人员的学习与培训纳入学校专业技术人员的培训计划,把档案管理基本要求列为新提拔干部的培训内容,积极选派工作人员参加专业技术学习与培训。 

三是完善工作制度,加大贯彻落实力度。坚持和完善档案工作“四同步”管理制度,即布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。坚持和完善档案部门参与鉴定验收制度,科研成果、基建工程等验收后必须及时交由档案部门人员签收,有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查,签署意见;没有完整、准确、系统的文件材料的项目,不予验收,不予结清工程款,不予上报成果。建立档案工作检查评比制度,制订检查评比办法,每年定期开展档案工作检查,评出先进集体和个人,给予表彰和奖励。

四是提高保管条件,建立安全保障体系。配备和更新防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防高温、防潮湿、防污染等安全防护设施,逐步实现消防、防盗报警和库房温湿度调控自动化。开辟特藏空间,用以保管价值高、特色强、载体特殊的珍贵档案。

五是加强档案资源建设,提高档案资源完整性和规范性。进一步提高档案分类、装订、排列、编目、编号、保管和存放的规范性,坚持做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作,都有完整、准确、系统的文件材料保存。重点加强教学主要环节档案、科研过程档案、重大活动和学术活动声像档案、基建工程、设备使用维修档案、各种实物档案的收集和征集,使归档率达到98%以上。各单位要积极配合,采取有效措施,努力弥补缺失档案。

六是推进档案数字化,提升档案管理现代化水平。把档案信息化工作纳入校园信息化建设体系,进一步开发利用符合要求的档案管理软件,包括数字档案系统、电子文件管理系统、学籍档案管理系统、声像档案管理系统等,加快案卷和文件目录数据库、全文数据库和多媒体数据库的建设进程,实现电子文件与电子档案一体化管理,确保新增档案的数字化、规范化。通过先进的技术手段,整合数字档案信息,实现各类档案信息资源的共享和安全保管。

七是扩大开发利用,提高档案服务效率和质量。要处理好服务与保密、保管与利用的关系,严格遵守档案安全保密、查阅利用、鉴定销毁、统计报告等制度。进一步完善档案开放制度,编印服务指南,简化查阅手续。组织开展学校发展、评估建设等主题的档案编研工作,挖掘馆藏资源,积淀文化内涵,充分发挥档案服务功能。不断丰富档案网页,探索利用网络平台接收信息,开展现行文件全文信息网上查询、历年文件标题目录网上查询,实现学籍、成绩、照片等档案网上查询。

三、提高认识,担当使命,做出新贡献

胡锦涛同志曾经指出:“档案是人们认识和把握客观规律的重要依据。档案事业是一项崇高的事业,是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面。借助档案,我们能够更好地了解过去,把握现在,预见未来。”我们要遵照胡锦涛同志的指示精神,进一步提高对档案工作重要性的认识,进一步增强做好档案工作的责任感和紧迫感。

一要正确认识档案工作的重要性。

档案的基本价值是凭证作用和参考作用,是提高行政效率的重要手段,是相关学科科学研究的第一手材料,是处理法律事务的重要证据。做好档案工作能够为学校推进文明建设提供重要的信息支持;为学校进行项目论证、争取新的办学资源,提供重要的历史根据;为学校应对各种检查、评比和评估,提供充分的支撑材料;为学校应对法律诉讼、依法维护权益,提供有力的原始证据;为学校开展部门和个人的考评、考核工作,提供真实的状况印证。

学校的文书档案,记录了党政工作的重要活动,浓缩了学校改革、建设和发展的经验与教训,是政治文明建设的宝贵成果,是落实科学发展观和依法治校、科学治校、民主治校的真实体现。通过馆藏档案的开放和可公开文件的利用工作,可以保障师生的知情权与监督权。通过整理和挖掘档案中蕴涵的艰苦建校、励精图治的原始信息,可以丰富思想政治教育的生动资源,还能够为学校总结办学经验、挖掘办学特色、积淀文化内涵,提供清晰的思维线索。

二要切实增强做好档案工作的使命感。

做好档案工作要求很具体,标准很明确,《黄山学院档案工作规范》汇集了基本的要求,大家要认真学习和遵循。

要服务发展大局。升本以来,学校招生规模、教学行政用房、仪器设备、图书文献、教职工数等成倍增加,学科建设和科学研究取得显著进展,服务地方经济社会发展的能力不断增强,办公网络化、管理规范化加快推进。这些发展成果反映到档案工作上来,就是档案的数量成倍增加;档案的载体类型变化加快,在纸质档案的基础上迅速增加了声像、电子和实物类档案;档案的查阅利用明显扩大,本科教学水平评估、各级各类评优评先等,都系统地查阅、整理了档案资料。学校的发展形势,要求档案工作只能加强不能削弱;越是加快发展,就越要重视档案工作。今年,要围绕学校的重点工作,做好为教学质量工程服务,为人事改革服务,为学科建设和科研工作服务,为学校十二五规划的编制服务。

要认真负责。档案工作人员昨天的认真负责,能够对今天的工作带来便利和效率;同样,我们今天的认真负责,就能够给明天的工作带来便利和效率。反之,就必然给工作带来麻烦、遗憾甚至损失。因此,我们要以对档案工作、学校发展和师生利益高度负责的态度,树立强烈的责任意识,一丝不苟,按照全、严、活的要求,扎扎实实地把档案工作做好。“全”就是档案资料收集齐全、完整,收集的范围符合有关规定,并体现本校、本单位的特点。“严”就是档案资料整理规范,保管严密,分类、立卷,装具、库房等达到规定要求。“活”就是开发利用广泛、灵活,信息化程度不断提高,档案资源的查阅考证作用、研究支撑作用和宣传教育作用得到充分发挥。

要甘于默默无闻。做档案工作一般不会轰轰烈烈,而是悄无声息,甚至还枯燥乏味。我们要从工作的历史价值中寻找乐趣,从工作的现实地位中感受意义,从工作的多样形式中察觉美感,真正做到勤勉务实,甘于奉献。

要勇于开拓创新。档案工作是一种较为特殊的专业工作,规范多,操作细,要求高。在新的形势下,档案现代化管理不断加强,信息化建设步伐加快,科技兴档和依法治档力度加大,档案资源建设的范围日益拓宽,这一切都对档案工作人员提出了新的挑战。因此,档案工作人员必须勤于学习、勇于探索、敢于创新,努力做好新形势下的本职工作。

同志们,学校档案工作是办好学校的重要的基础工作,需要一代一代档案工作人员默默无闻地、扎扎实实地去去完成。我们今天被安排承担了这份职责,应该感到光荣,更应该肩负使命。希望各单位领导更加重视和支持档案工作,希望大家热爱这份工作,认真负责、富有创造性地做好这份工作,为推动学校档案工作的进步,促进学校又好又快的发展,做出新的贡献。

 

 



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