各学院：

毕业生即将离校，学校综合档案室对毕业生学籍档案的接收工作也随之展开。为收集齐全、规范整理，现将有关事项通知如下：

一、毕业生登记表

1.在每份登记表的左下角用铅笔标上流水号；

2.按从小到大的顺序排列；

3.制作一份学生名单。名单的标题为：**级**专业*班学生名单；内容为序号和姓名，必须和毕业生登记表上所标序号、所对应的姓名一致；学生人数多的尽量将名单压缩到一张纸上。

4.当年不能毕业的学生不交毕业生登记表，请将该表移交给下一任辅导员。

5.归档时间：由所在院部秘书或辅导员在当年学期结束前完成移交，并严格履行签字手续。

二、学生学籍表

1.在每张学籍表的右下角用铅笔标上流水号；

2.按从小到大的顺序排列；

3.制作一份学生名单。名单的标题为：**级**专业*班学生名单；内容为序号和姓名，必须和学生学籍表上所标序号、所对应的姓名一致；学生人数多的尽量将名单压缩到一张纸上。

4.学生学籍表上所有公章必须完整、清晰、端正。

5.归档时间：由所在院部秘书或辅导员9月30日前完成移交，并严格履行签字手续。

三、毕业班级合影（含电子版）

1. 每个毕业班交合影照一张存学校综合档案室，合影照片尺寸应不大于A4纸张大小（21*742.5px，12寸以内），要求包含班级名称及人员名单

2.合影照及人员名单电子版请发到邮箱cyj@hsu.edu.cn或dascz@hsu.edu.cn。

请各院部领导敦促毕业班辅导员将上述材料收集齐全后及时送交学校综合档案室（逸夫图书馆五楼）。

联系电话：2546602

办公室

                                2018年5月14日