关于进一步规范承办校外会议和活动管理的通知
发布人:
办公室
发布时间:
2012-11-04

各院部、各部门:

为促进我校学科发展和多方交流合作,提升学校社会声誉,学校鼓励和支持具备条件的单位承办校外会议和活动。为进一步规范校外会议和活动管理,现将有关事项通知如下:

一、凡以学校名义承办的校外会议和活动,必须严格履行报批手续,由所在单位向校办公室提交《校外会议、活动承办申请表》(见附件),经分管校领导批准,规模较大的须经主要校领导批准。未按要求申报及未获批准的会议和活动,不得以学校的名义承办。

二、凡经校领导批准的校外会议和活动,统一由所在单位负责承办,严格落实责任,明确分工,不得将组织行为变更为个人行为。承办单位需提前将有关计划书面报送校办公室。内容包括:参加会议和活动的人数、会议时间、会议室的使用、交通、代表往返票务要求及需要说明的其他事项等,如需领导致辞或讲话,必须提交代拟稿,否则一律不予安排。

三、承办单位要认真做好会务工作,热情接待,服务周到,切实提高办事效率和活动效益;需要协调协作的事宜,可报校办公室出面协调解决;如需校领导出席,应申请统一由办公室负责协调安排。

四、承办校外会议和活动,必须落实经费。原则上,承办其他系统来校召开的会议和活动,费用自理。承办上级部门来校召开的会议和活动费用按有关文件执行。

五、会议和活动材料的收集、整理、立卷、归档由承办单位负责。会议和活动期间形成的有关文字材料、重要照片、讲话录音和录像等材料应及时归档,并提交一份到校办公室档案室。

特此通知

附件:黄山学院校外会议和活动承办申请表

黄山学院校外会议和活动承办申请表.doc

 

 

 

                     办公室

                                  二○一二年十一月四日