各院部、各部门：
为促进我校学科发展和多方交流合作，提升学校社会声誉，学校鼓励和支持具备条件的单位承办校外会议和活动。为进一步规范校外会议和活动管理，现将有关事项通知如下：
一、凡以学校名义承办的校外会议和活动，必须严格履行报批手续，由所在单位向校办公室提交《校外会议、活动承办申请表》（见附件），经分管校领导批准，规模较大的须经主要校领导批准。未按要求申报及未获批准的会议和活动，不得以学校的名义承办。
二、凡经校领导批准的校外会议和活动，统一由所在单位负责承办，严格落实责任，明确分工，不得将组织行为变更为个人行为。承办单位需提前将有关计划书面报送校办公室。内容包括：参加会议和活动的人数、会议时间、会议室的使用、交通、代表往返票务要求及需要说明的其他事项等，如需领导致辞或讲话，必须提交代拟稿，否则一律不予安排。
三、承办单位要认真做好会务工作，热情接待，服务周到，切实提高办事效率和活动效益；需要协调协作的事宜，可报校办公室出面协调解决；如需校领导出席，应申请统一由办公室负责协调安排。
四、承办校外会议和活动，必须落实经费。原则上，承办其他系统来校召开的会议和活动，费用自理。承办上级部门来校召开的会议和活动费用按有关文件执行。
五、会议和活动材料的收集、整理、立卷、归档由承办单位负责。会议和活动期间形成的有关文字材料、重要照片、讲话录音和录像等材料应及时归档，并提交一份到校办公室档案室。
特此通知
附件：黄山学院校外会议和活动承办申请表
办公室
二○一二年十一月四日
